Hướng dẫn thủ tục xin công văn nhập cảnh online cho người nước ngoài

Cập nhật lần cuối: : Tháng mười một 8, 2025
Nội dung chính

Trước đây, để xin công văn nhập cảnh Việt Nam, người nộp hồ sơ bắt buộc phải đến trực tiếp Cục Quản lý Xuất nhập cảnh để thực hiện thủ tục. Tuy nhiên, hiện nay, doanh nghiệp và cá nhân đã có thể nộp hồ sơ xin công văn nhập cảnh trực tuyến thông qua cổng dịch vụ công, giúp đơn giản hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và công sức.

Trong bài viết này, Phú Sinh Group sẽ hướng dẫn chi tiết cách đăng ký tài khoản điện tử để nộp hồ sơ online một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.

Chuẩn bị hồ sơ

Hướng dẫn thủ tục xin công văn nhập cảnh online cho người nước ngoài
Hướng dẫn thủ tục xin công văn nhập cảnh online cho người nước ngoài – Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ là gì?

Hồ sơ là tập hợp các loại giấy tờ, tài liệu có liên quan đến một cá nhân, tổ chức hoặc một công việc cụ thể, được sắp xếp và lưu giữ nhằm chứng minh, ghi nhận hoặc phục vụ cho việc giải quyết công việc, thủ tục hành chính, pháp lý, học tập, lao động,…

Trước khi tiến hành đăng ký tài khoản trên Cổng dịch vụ công, quý khách cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ và giấy tờ cần thiết sau đây:

  • Mẫu NA16 – Công văn giới thiệu mẫu dấu, chữ ký.

  • Mẫu NA19 – Công văn đề nghị cấp tài khoản điện tử.

  • Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

  • Công văn ủy quyền người ký hồ sơ (nếu có).

🔹 Lưu ý: Tất cả giấy tờ phục vụ cho việc xin công văn nhập cảnh online cần được chuẩn bị ở dạng bản mềm (file scan), đảm bảo rõ nét, đầy đủ, không mờ hoặc bị cắt xén để quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi.

Đăng ký tài khoản trên dịch vụ công cho doanh nghiệp

Hướng dẫn thủ tục xin công văn nhập cảnh online cho người nước ngoài
Hướng dẫn thủ tục xin công văn nhập cảnh online cho người nước ngoài – Đăng ký tài khoản trên dịch vụ công cho doanh nghiệp

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, khách hàng tiến hành đăng ký tài khoản điện tử để xin công văn nhập cảnh online trên Cổng dịch vụ công Quốc gia theo các bước hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Kết nối thiết bị ký số và truy cập hệ thống

  • Cắm bút ký số (Token) vào máy tính, sau đó truy cập website: https://dichvucong.gov.vn

  • Nếu không có bút ký số, khách hàng có thể sử dụng USB ký số thay thế. Thiết bị này hiện được bán phổ biến tại nhiều đơn vị và cửa hàng điện tử.

Bước 2: Cài đặt phần mềm hỗ trợ ký số

  1. Truy cập đường dẫn: https://dangky.dichvucong.gov.vn/register

  2. Chọn phương thức đăng ký: “Doanh nghiệp” → “USB ký số”.

  3. Màn hình sẽ hiển thị danh sách Plugin chữ ký số tương thích với hệ điều hành máy tính của bạn.

  4. Tải về file phù hợp, mở file vừa tải và chọn Setup (Run) VNPT-CA Plugin để cài đặt.

  5. Sau khi hoàn tất, khởi động lại máy tính để phần mềm hoạt động ổn định.

Bước 3: Đăng ký tài khoản điện tử trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia

  1. Truy cập lại website https://dichvucong.gov.vn → chọn “Đăng nhập”.

  2. Ở màn hình hiển thị, chọn “Tài khoản cấp bởi Cổng Dịch vụ công Quốc gia”, sau đó chọn hình thức đăng nhập bằng USB ký số.

  3. Nhập mã PIN USB ký số → nhấn “Login” để đăng nhập.

  4. Điền đầy đủ thông tin theo biểu mẫu yêu cầu → nhấn “Đăng ký” để hoàn tất quá trình tạo tài khoản.

Sau khi hoàn tất 3 bước trên, doanh nghiệp đã có thể sử dụng tài khoản điện tử để nộp hồ sơ xin công văn nhập cảnh online một cách nhanh chóng và thuận tiện trên hệ thống dịch vụ công.

Đăng nhập vào nộp hồ sơ xin công văn nhập cảnh online trên dịch vụ công trực tuyến

Trước tiên, người dùng cần kích hoạt tài khoản trong lĩnh vực Xuất nhập cảnh để có thể đăng nhập và nộp hồ sơ online theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Truy cập và đăng nhập hệ thống

  • Truy cập website chính thức của Bộ Công an: https://dichvucong.bocongan.gov.vn/

  • Chọn “Đăng nhập bằng tài khoản cấp bởi Cổng Dịch vụ công Quốc gia”.

Bước 2: Đăng ký tài khoản trong lĩnh vực Xuất nhập cảnh

  • Chọn “Nộp hồ sơ trực tuyến” trên giao diện chính.

  • Tại ô tìm kiếm, nhập từ khóa “Đăng ký tài khoản” → chọn lĩnh vực “Quản lý xuất nhập cảnh” → nhấn “Đăng ký tài khoản”.

Bước 3: Điền thông tin và tải hồ sơ

  • Sau khi đăng ký tài khoản, chọn mục “Nộp hồ sơ”.

  • Điền đầy đủ thông tin công ty vào biểu mẫu theo hướng dẫn, đồng thời đính kèm các tài liệu cần thiết gồm:

    • Mẫu NA16

    • Mẫu NA19

    • Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

    • Công văn ủy quyền người ký hồ sơ (nếu có)

Bước 4: Xác nhận và hoàn tất nộp hồ sơ

  • Sau khi nhập đầy đủ thông tin và tải lên các file cần thiết → chọn “Đồng ý và tiếp tục”.

  • Hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ thông tin người nộp hồ sơ để bạn kiểm tra lần cuối.

  • Nếu tất cả thông tin chính xác, nhấn “Nộp hồ sơ” để hoàn tất thủ tục đăng ký tài khoản điện tử lĩnh vực xuất nhập cảnh.

Hoàn thành các bước trên, doanh nghiệp đã có thể bắt đầu thực hiện các thủ tục xin công văn nhập cảnh online nhanh chóng và thuận tiện trên hệ thống của Bộ Công an.

Lưu ý

Khi thực hiện nộp hồ sơ xin công văn nhập cảnh online trên Cổng dịch vụ công trực tuyến, quý khách cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

  • Đảm bảo chữ ký số hoặc USB ký số đã được kết nối sẵn với máy tính và hoạt động ổn định trước khi thao tác.

  • Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ đăng ký tài khoản, hệ thống sẽ gửi email xác nhận về địa chỉ email doanh nghiệp đã đăng ký.

  • Quý khách nên lưu lại mã số hồ sơ để tiện theo dõi và tra cứu tiến độ xử lý trên hệ thống sau này.

Thời gian nhận kết quả công văn nhập cảnh online

Hướng dẫn thủ tục xin công văn nhập cảnh online cho người nước ngoài
Hướng dẫn thủ tục xin công văn nhập cảnh online cho người nước ngoài – Thời gian nhận kết quả công văn nhập cảnh online

Sau khi nộp hồ sơ xin công văn nhập cảnh online thành công, sẽ mất khoảng 4–6 ngày để cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý hồ sơ.

Thông thường, kết quả công văn nhập cảnh sẽ được cấp sau 2–3 ngày làm việc, tính từ thời điểm hồ sơ được tiếp nhận hợp lệ.

Nơi nhận công văn nhập cảnh

Địa điểm nhận thị thực Việt Nam có thể là tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài, hoặc trực tiếp tại các sân bay quốc tế của Việt Nam.

Hiện nay, do quy trình xin công văn nhập cảnh cho người nước ngoài đã được thực hiện hoàn toàn online, nên công văn nhập cảnh sẽ được cấp dưới dạng điện tử, có con dấu điện tử thay vì dấu đỏ truyền thống như trước đây.

🔹 Lưu ý:
Công văn nhập cảnh không phải là visa.
Để được cấp visa nhập cảnh Việt Nam, người nước ngoài cần mang bản photo công văn nhập cảnh đã được phê duyệt đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại, hoặc đến cửa khẩu quốc tế tại Việt Nam để làm thủ tục dán visa.

Dịch vụ hỗ trợ xin công văn nhập cảnh online trên dịch vụ công cho doanh nghiệp

Hiện nay, do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh tại TP. Hồ Chí Minh thay đổi quy trình từ nộp hồ sơ giấy sang hình thức trực tuyến, nhiều doanh nghiệp gặp không ít khó khăn khi xin công văn nhập cảnh cho người nước ngoài vào Việt Nam. Việc chuyển đổi này khiến không ít khách hàng lúng túng trong khâu đăng ký tài khoản, sử dụng chữ ký số cũng như nộp hồ sơ online để được cấp công văn chấp thuận nhập cảnh.

Hiểu rõ những vướng mắc đó, Phú Sinh Group đã và đang hỗ trợ các doanh nghiệp đăng ký tài khoản điện tử trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, bao gồm thiết lập chữ ký số và thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến tại TP. Hồ Chí Minh hoặc hỗ trợ nộp trực tiếp tại Hà Nội.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thị thực và xuất nhập cảnh, Phú Sinh Group – đơn vị thành viên của Phú Sinh Group, đã trở thành đối tác tin cậy của hàng trăm doanh nghiệp và cá nhân. Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng, hiệu quả cùng đội ngũ chuyên viên am hiểu nghiệp vụ.

Khi sử dụng dịch vụ xin công văn nhập cảnh online tại Phú Sinh Group, quý khách có thể lựa chọn:

  • Dịch vụ công văn thường (kết quả sau 5 ngày làm việc);

  • Dịch vụ công văn khẩn, có thể nhận kết quả trong ngày hoặc chỉ sau vài giờ.

Với quy trình đơn giản – chi phí hợp lý – xử lý nhanh gọn, Phú Sinh Group chính là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp và người nước ngoài hoàn tất thủ tục nhập cảnh Việt Nam một cách thuận tiện và an toàn nhất.

Phú Sinh Group

Địa chỉ: 08-C10, ngõ 44/3 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Chi nhánh Hồ Chí Minh: 6G4 đường Trần Não, Phường An Khánh, Tp. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0765.093.791 

 
 

 

 

69 comments

Viết một bình luận

Vì sao chọn Phú Sinh Group

  • Thủ tục đơn giản.

  • Hỗ trợ 24/7.

  • Thông tin minh bạch, công khai.

  • Dịch vụ tận tâm, hỗ trợ nhiệt tình sau làm visa.

Gặp tư vấn viên ngay
Chỉ cần 2 phút, bạn đã biết được tỷ lệ đậu visa của mình
Hotline: 0765.093.791